Hợp đồng thuê đã có sẵn câu trả lời: thời hạn thông báo, tiền cọc để bù trừ khoản nợ và các điều khoản chấm dứt hợp đồng. Điều quan trọng là bạn phải biết ngay khi khách không trả tiền thuê một tháng. Thông tin đó phải có trên bảng kê, thay vì để bạn phát hiện muộn do không nhận được tin tức.
Không trả tiền thuê một tháng là một tháng tồi tệ. Đến tháng thứ ba mới biết thì cả năm sẽ tồi tệ. Khác biệt này nằm ở khâu vận hành, không phải pháp lý.
Bảng kê cảnh báo trước khi vấn đề nghiêm trọng hơn
Khoản tiền thuê chưa nhận được phải xuất hiện trên bảng kê tháng đó và được ghi đúng tình trạng. Hãy đánh giá mọi hệ thống báo cáo bằng chính trường hợp này: khi có tin xấu, bảng kê phải nêu rõ đúng hạn. Nếu có vấn đề mà báo cáo không đề cập, từ Hong Kong bạn sẽ tưởng mọi việc vẫn ổn. Đó là cách một tháng không trả tiền trở thành ba tháng.
Đây cũng là nguyên tắc minh bạch chúng tôi áp dụng khi quản lý cho thuê: tiền thuê đã nhận, từng khoản chi phí và mọi việc đang chờ bạn quyết định đều được báo cáo hằng tháng, dù tháng đó tốt hay xấu.
Trình tự xử lý sau một tháng không trả tiền
Các bước tiếp theo được thực hiện theo hợp đồng thuê, theo đúng thứ tự:
- Nhắc nhở. Có hai trường hợp chậm trả. Trường hợp thứ nhất là khách thuê chỉ đơn giản quên trả do chuyển khoản chậm hoặc đi công tác một tuần. Một tin nhắn có thể giải quyết được. Trường hợp thứ hai là khách đã quyết định chuyển đi và muốn kéo dài thêm một hoặc hai tuần cuối, trong khi hợp đồng thuê vẫn còn hiệu lực. Đây không thực sự là vấn đề thanh toán. Đây là vấn đề thông báo được che giấu dưới hình thức chuyển khoản chậm. Vì vậy, lần nhắc đầu tiên không chỉ nên hỏi khi nào tiền về mà còn phải hỏi khách định làm gì khi gia hạn.
- Thông báo chính thức. Nếu nhắc nhở không hiệu quả, quy trình thông báo trong hợp đồng thuê phải được tiến hành bằng văn bản. Hãy tìm điều khoản này trước khi cần dùng đến. Thời hạn thông báo và định nghĩa về vi phạm thường nằm trong cùng một đoạn. Hai nội dung đó quyết định bạn được phép hành động nhanh đến đâu.
- Bù trừ bằng tiền cọc. Khoản nợ được bù trừ bằng tiền cọc, với số tiền được ghi đầy đủ trong hồ sơ. Đây cũng là hồ sơ tiền cọc được lập khi có bộ hồ sơ bàn giao đầy đủ. Mức tiền cọc thông thường tại Hà Nội là một đến hai tháng tiền thuê, theo các bài đăng của chủ nhà và khách thuê trên expat.com đến năm 2026. Pháp luật không ấn định mức tiền cọc cho bạn. Chỉ cần tính một lần: mức tiền cọc đó đủ bù một tháng không trả tiền nhưng không đủ bù ba tháng. Lúc này, thói quen lưu trữ giấy tờ cẩn thận sẽ phát huy tác dụng. Bù trừ dựa trên hồ sơ bằng văn bản có thể được chốt bằng một tin nhắn, còn bù trừ dựa vào trí nhớ sẽ dẫn đến tranh cãi.
- Điều khoản chấm dứt hợp đồng. Nếu phải chấm dứt hợp đồng thuê, việc này phải dựa trên các căn cứ trong hợp đồng và trong phạm vi pháp luật cho phép. Điều 172 của Luật Nhà ở 2023 (số 27/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 8 năm 2024) cho phép chủ nhà đơn phương chấm dứt hợp đồng khi khách không trả tiền thuê từ ba tháng trở lên mà không có lý do chính đáng. Bên chấm dứt hợp đồng phải thông báo bằng văn bản trước ít nhất 30 ngày.
So sánh hai con số này với số tiền cọc, bạn sẽ hiểu vì sao cần xử lý càng sớm càng tốt. Tiền cọc từ một đến hai tháng tiền thuê sẽ hết từ lâu trước tháng thứ ba, còn thời hạn thông báo theo luật kéo dài thêm một tháng. Đến khi bạn có đầy đủ căn cứ để chấm dứt hợp đồng thuê, tiền cọc đã không còn đủ để bù thêm bất kỳ khoản nào. Vì vậy, tháng đầu tiên phải là thời điểm ra quyết định.
Bạn không cần có mặt tại Việt Nam để thực hiện các bước trên. Nhưng tất cả đều cần một người ở Hà Nội trả lời, lập hồ sơ và theo sát đến cùng. Hợp đồng thuê cũng phải có sẵn các điều khoản này ngay từ đầu. Bạn vẫn là người ra quyết định ở từng bước: có nhắc lại hay không, khi nào gửi thông báo chính thức và có nên giữ hợp đồng thuê hay không. Đơn vị quản lý cung cấp hồ sơ, còn quyết định thuộc về bạn.
Khi nào chấm dứt hợp đồng thuê sẽ ít tốn kém hơn?
Chi phí thay khách thuê có thể tính theo hai hướng. Một tháng để trống cộng với phí tìm khách mới tốn khoảng 17% tiền thuê năm, gồm một tháng trong tổng số mười hai tháng và một tháng tiền thuê, chỉ thu khi khách ký hợp đồng. Vì vậy, nên cố gắng giữ một khách thuê tốt nếu họ chỉ gặp khó khăn trong một tháng. Nhưng cũng không nên kéo dài một hợp đồng thuê không còn khả năng tiếp tục. Mỗi tháng, một khách thuê đã ngừng trả tiền và không trả lời sẽ gây thiệt hại nhiều hơn so với việc kết thúc rõ ràng rồi tìm khách mới.
Sàng lọc khách thuê mới là giải pháp thực sự
Mọi bước trên chỉ nhằm kiểm soát thiệt hại. Việc khách thuê có trả tiền đúng hạn mỗi tháng hay không phần lớn đã được quyết định từ khâu sàng lọc: họ dự kiến ở bao lâu, người sử dụng lao động là ai, có công ty đứng tên ký hợp đồng thuê hay không và các câu trả lời có nhất quán không.
Chất lượng khách thuê thể hiện qua việc có yêu cầu sửa chữa thường xuyên không, có nhắn tin phiền phức không v Lịch sử thanh toán cũng thuộc danh sách này. Vì vậy, dịch vụ tìm khách thuê sàng lọc theo mức độ ổn định, không theo mức tiền thuê chào cao nhất. Phí chỉ được thu khi khách thực sự ký hợp đồng.
Còn một trường hợp cần đề cập vì từ nước ngoài nhìn vào sẽ thấy giống hệt: tiền thuê vẫn được trả, nhưng báo cáo đã dừng. Nếu người bạn không thể liên lạc là đơn vị quản lý chứ không phải khách thuê, đây là một vấn đề khác và cần quy trình xử lý riêng: đổi đơn vị quản lý cho thuê mà không mất khách thuê.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có được giữ toàn bộ tiền cọc nếu khách thuê ngừng trả tiền thuê không?
Hợp đồng thuê là căn cứ quyết định, không phải cảm tính. Khoản tiền thuê còn nợ được khấu trừ vào tiền cọc theo số tiền có chứng từ. Các khoản khấu trừ khác như thiệt hại và hóa đơn chưa thanh toán phải dựa trên hồ sơ: hiện trạng ban đầu, chỉ số công tơ và hóa đơn.
Sau bao lâu bạn sẽ biết khách thuê không trả một tháng tiền thuê?
Trong báo cáo tháng đó, khoản này được ghi rõ đúng bản chất. Việc báo cáo không đề cập gì khi có sự cố xảy ra còn đáng lo ngại hơn cả việc khách chậm tiền nhà.
Khách thuê doanh nghiệp có giảm rủi ro không?
Điểm khác biệt nằm ở bên bảo đảm tiền thuê: công ty đứng tên ký hợp đồng, thay vì phụ thuộc vào dòng tiền của một cá nhân. Khi sàng lọc, vẫn cần đánh giá tính ổn định: thời hạn công tác là bao lâu và ai phê duyệt hợp đồng thuê. Việc nhân viên được điều chuyển cũng có thể chấm dứt hợp đồng thuê như khi họ không thanh toán.
